Bewaarplicht voor ondernemers

Wist u dat u als ondernemer verplicht bent om uw administratie minimaal 7 jaar te bewaren voor de belastingdienst? Wat moet u precies bewaren? Hoe kan u ze nou het best bewaren?

Wat moet u bewaren?

Wat u precies moet bewaren is eigenlijk heel simpel. U moet heel uw zakelijke administratie minimaal 7 jaar bewaren! Het is dus niet zo dat u alleen facturen en bonnetjes moet bewaren maar u moet ook debiteuren- en crediteurenadministratie, verkoopadministratie, uw grootboek, voorraadadministratie en e-mails (zowel interne als externe) die betrekking hebben op uw bedrijfsvoering bewaren! Dit omdat uw zakelijke administratie de basis is voor uw btw- en inkomstenbelastingaangifte. De belastingdienst eist dan ook dat deze aangiftes precies overeenkomen met uw papierwerk. 

Sommige documenten moet u zelfs nog langer bewaren, u moet de gegevens van onroerende zaken en rechten op onroerende zaken minimaal 10 jaren bewaren. 

Overzicht van bewaartermijnen

Belangrijk om te weten is dat de bewaartermijn begint te lopen na afloop van het boekjaar. Een factuur in mei 2019 mag u dus pas in 2027 verwijderen. Ook is het belangrijk om te weten dat bedrijven die elektronische diensten, radio- en televisieomroepdiensten en telecommunicatiediensten leveren hun zakelijke administratie en e-mails 10 jaar moeten bewaren. 

Ook is het zo dat op het moment dat u uitstel van aangifte hebt gekregen u uw documenten langer moet bewaren. Houd er dus rekening mee dat op het moment dat u uitstel van aangifte hebt gevraagd u uw documenten langer dan 7 jaar moet bewaren. 

Hoe kan u deze documenten nou het best bewaren? 

Vroeger moest alles op papier bewaard worden en had u als bedrijf uw kasten volstaan met mappen met administratie. Dit kan nog steeds zo maar het kan veel simpeler en overzichtelijker! Naast dat deze manier veel (fysieke) ruimte in beslag neemt is het ook nog een super risicovol, op het moment dat er bijvoorbeeld vuur uitbreekt en uw mappen verbranden bent u uw documenten kwijt, deze mappen kunnen bij inbraak meegenomen worden maar ook kunt u uw documenten simpelweg kwijtraken omdat het gewoon papiertjes zijn. Op het moment dat dit gebeurd kunt u dus niet voldoen aan de bewaarplicht en dat is erg vervelend want dit kan u niet alleen een boete opleveren maar het kan ook nog eens uitlopen op een strafrechtelijke vervolging. Het bewaren van papieren versies in mappen is dus zeker geen aanrader. 

Digitaal opslaan is daarentegen een veel betere optie om uw documenten te bewaren. Het neemt namelijk veel minder ruimte in beslag, het is minder risicovol want u zult veel moeilijker heel uw computer en eventueel uw externe schijf kwijtraken en op het moment dat er vuur uitbreekt zijn uw documenten nog steeds veilig opgeslagen op een harde schijf of in de cloud (ligt eraan hoe u het opslaat). Echter zitten hier ook een aantal verplichtingen aan. Uw documenten moeten over minimaal 7 jaar nog steeds kloppend en leesbaar zijn. Ook moeten de echtheidskenmerken, de authenticiteit van de herkomst en de integriteit van de inhoud gewaarborgd worden. Ook zult u bonnetjes of facturen op papier krijgen deze kan u gewoon inscannen en zo digitaal opslaan. Het perfecte formaat waarin u uw documenten kunt opslaan is PDF/A (wat is PDF/A?) en zo weet u zeker dat uw documenten goed opgeslagen zijn en voor een erg lange tijd intact blijven en dat dit door de belastingdienst als goed bevonden wordt. Het andere voordeel van het opslaan van PDF/A is dat u uw documenten kunt opslaan met tekstherkenning hierdoor kan u een document erg makkelijk terugvinden door de tekst die u zoekt in uw 'finder' in te typen. Een ander goede reden om uw documenten allemaal als PDF/A op te slaan is dat u zo uw mails niet meer in uw mail hoeft te bewaren en er belachelijk lang over moet doen om deze mails terug te vinden maar sla uw mails gewoon op als PDF/A op uw computer of in de cloud. 

Kortom de beste manier om u documenten te bewaren voor de bewaarplicht is om dit digitaal te doen als PDF/A-bestanden met als voorkeur tekstherkenning (OCR) erop toegevoegd. Om helemaal zeker te zijn dat u de bestanden niet verliest kunnen wij u wel aanraden om de documenten ook nog in de cloud op te slaan of op een externe schijf.

Waar kunt u uw bestanden omzetten naar PDF/A?

Als u uw bestanden zonder OCR wilt omzetten naar PDF/A klik dan hier.

Als u uw bestanden met OCR wilt omzetten naar PDF/A klik dan hier.