Bijlagen in een PDF/A bestand, wat mag wel en wat mag niet?

Het PDF/A (Archief) formaat heeft een aantal eisen waaraan een document moet voldoen. Wat betreft het gebruik van bijlagen zijn er ook regels. In dit artikel lichten we dit verder toe.

Voordat we verder gaan over het gebruik van bijlagen in PDF/A bestanden, lees meer over Bewaar het als PDF/A of bewaar het niet en de voordelen van dit bestandsformaat.

Wat is een bijlage in een PDF?

Het is al enige tijd mogelijk om een bijlage toe te voegen aan een PDF bestand. Je kunt zien of een PDF een bijlage bevat door het bestand te openen in PDF reader (zie bijlage). Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om een Excel bestand aan een PDF toe te voegen

Wanneer is het handig om een bijlage in een PDF te hebben?

Er zijn meerdere situaties te bedenken wanneer het handig is om een bijlage aan je PDF te koppelen. Een mooi voorbeeld is wanneer je jouw e-mail conversaties om wilt zetten naar PDF en deze e-mails bevatten bijlagen. Deze attachements zitten dan als bijlagen aan je PDF toegevoegd.

Let op: Alleen de originele bestanden (word, excel, etc) toevoegen als bijlagen in de PDF/A voor archief doeleinde is ONVOLDOENDE. Het is nu niet gegarandeerd, dat je de bijlagen over 10 jaar ook nog kan openen. Lees verderop wat u dan wel moet doen

Mogen er bijlagen zitten in een PDF/A bestand?

Ja en nee!

• In PDF/A-1 (ISO 19005-01) versie 1.4 (2005) is het NIET toegestaan.
• In PDF/A-2 (ISO 32000-1 / 190005-2) versie 1.7 (2011) is het alleen toegestaan om PDF/A bestanden als bijlagen toe te voegen.
• In PDF/A-3 (ISO 32000-1 / 190005-3) versie 1.7 is het ook toegestaan om bestanden met willekeurige bestandsformaten toe te voegen aan de PDF/A.

Wat moet je doen, in het geval van e-mail conversie voor langdurige opslag?

Wat je NOOIT moet doen: E-mail converteren naar PDF/A waarbij de bijlagen niet zijn geconverteerd naar PDF/A, maar alleen als bijlagen zijn toegevoegd in het originele formaat.
Op korte termijn is dit misschien handig en makkelijker, maar op langere termijn heb je dus geen garantie dat deze bijlagen nog te openen zijn (of dat ze getoond worden in hun oorspronkelijke staat). 

Mijn tip: zorg dus altijd dat de bijlagen ook geconverteerd worden naar PDF/A. Je kunt deze geconverteerde bijlagen toe voegen aan het hoofd document door ze achter de geconverteerde e-mail te plakken. Hierdoor heb je dan geen bijlagen. Het grote voordeel is, dat wanneer de e-mail en bijlagen slim geconverteerd zijn, je via bladwijzers eenvoudig kunt navigeren door de e-mail en bijlagen. Ook is het dan mogelijk gebruik te maken van de zoek-functie binnen PDF reader, waardoor het vinden van de juiste informatie gemakkelijk en snel wordt.
Je hebt ook een keuze (vanaf PDF/A-2) om de geconverteerde bijlage toe te voegen als bijlage aan de PDF/A. Het is ook mogelijke om beide te doen, en het bestand als bijlage toe te voegen en achter de e-mail te plakken. 

Vanaf PDF/A-3 heb je ook de mogelijkheid om het origineel toe te voegen als bijlagen. Dit is handig als je een goede reden zou hebben, om het origineel op korte termijn nog te willen openen. Dit is alleen maar toegestaan als je er voor gezorgd hebt, dat de bijlagen óók in PDF/A zijn geconverteerd (zie hierboven). Het is dus alleen extra mogelijkheid. Let op dat uw PDF/A bestanden hierdoor wel groter worden.