Privacybeleid — PDFen.com

Versie 2025 / Laatst bijgewerkt: december 2025

PDFen is een dienst van Interus B.V., gevestigd te:
Zijpendaalseweg 51A, 6814 CD Arnhem, Nederland
KvK: 62291564

Interus B.V. ("PDFen", "wij", "ons") hecht grote waarde aan de bescherming van uw privacy. Dit Privacybeleid legt uit welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij deze verwerken, hoe lang wij deze bewaren, en welke rechten u hebt op grond van de AVG. De meest recente versie van dit Privacybeleid is altijd beschikbaar op onze website.

1. Hoe wij met uw gegevens omgaan

Wij verwerken alleen persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om onze diensten te leveren, te beveiligen en te onderhouden, of wanneer dit wettelijk verplicht is. Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik en ongeoorloofde toegang.

2. Welke gegevens wij verwerken en waarvoor

Wij onderscheiden verschillende categorieën verwerkingsactiviteiten, afhankelijk van hoe u onze diensten gebruikt.

2a. Gegevens nodig voor onze PDF-diensten (SaaS-functionaliteit)

Wanneer u bestanden uploadt of een van onze PDF-tools gebruikt, verwerken wij:

• Geüploade bestanden
• Conversieresultaten
• Bestandsmetadata (zoals bestandsnaam, bestandstype en tijdstempels)

Deze bestanden kunnen persoonsgegevens bevatten. Voor deze gegevens geldt het volgende:

• Wij bekijken, inspecteren, analyseren of kopiëren uw bestanden niet voor eigen doeleinden.
• Geüploade bestanden worden automatisch verwijderd na 1 uur.
• Conversieresultaten worden automatisch verwijderd na 14 dagen, tenzij:
  • u deze eerder zelf verwijdert; of
  • uw organisatie een andere bewaartermijn heeft ingesteld.

Wij handelen als verwerkingsverantwoordelijke voor deze verwerkingsactiviteiten, aangezien wij bepalen hoe de dienst technisch functioneert. Supportmedewerkers kunnen alleen toegang krijgen tot bestanden wanneer dit strikt noodzakelijk is om uw supportverzoek te behandelen en alleen met uw uitdrukkelijke toestemming.

2b. Gegevens nodig voor uw account en administratie

Wanneer u een account aanmaakt of een betaalde licentie of abonnement aanschaft, verwerken wij:

• Naam
• E-mailadres
• Wachtwoord (opgeslagen in gehashte vorm)
• Bedrijfsgegevens (optioneel)
• Factuuradres
• BTW-nummer (optioneel)
• Licentie- en abonnementsinformatie
• IP-adres bij inloggen (voor beveiligingsdoeleinden)

Wij gebruiken deze gegevens om:

• uw account aan te maken en te beheren;
• uw licenties, credits en abonnementen te beheren;
• facturen uit te reiken en betalingen te verwerken via externe betalingsdienstaanbieders;
• contact met u op te nemen over dienstgerelateerde informatie, zoals belangrijke wijzigingen of incidenten.

Als u deze gegevens niet verstrekt, kunnen wij onze diensten mogelijk niet naar behoren uitvoeren.

2c. Nieuwsbrieven en optionele communicatie

Als u zich aanmeldt voor onze nieuwsbrief, verwerken wij:

• uw e-mailadres

Wij gebruiken uw e-mailadres uitsluitend om te verzenden:

• nieuwsbrieven over PDFen; en
• belangrijke updates over onze diensten.

U kunt zich op elk moment afmelden via de link in elke e-mail. PDFen verstuurt geen advertenties van derden of partnerpromoties op basis van uw persoonsgegevens.

2d. Beveiliging, foutenanalyse en systeemlogboeken

Om de stabiliteit en veiligheid van ons platform te waarborgen, verwerken wij technische gegevens zoals:

• IP-adres;
• browser- en apparaatinformatie;
• foutenlogboeken en diagnostische informatie;
• server- en applicatielogboeken.

Deze verwerking is noodzakelijk om:

• misbruik en beveiligingsincidenten te voorkomen;
• technische problemen te diagnosticeren en op te lossen;
• prestaties te monitoren en betrouwbaarheid te verbeteren.

Wij gebruiken geen tracking cookies, profilering of gepersonaliseerde advertenties.

3. Cookies

PDFen gebruikt:

• functionele cookies, die noodzakelijk zijn voor de goede werking van de website (zoals inlog- en taalinstellingen); en
• analytische cookies die geen persoonlijk identificeerbare informatie bevatten.

PDFen gebruikt geen:

• tracking cookies;
• marketing cookies; of
• cookies voor profilering of gepersonaliseerde advertenties.

Een cookiemelding wordt alleen getoond wanneer dit wettelijk verplicht is.

4. Rechtsgrondslag voor verwerking

Wij verwerken persoonsgegevens op basis van de volgende rechtsgronden onder de AVG:

• Uitvoering van een overeenkomst: voor het leveren van onze PDF-diensten, het beheren van uw account, en het afhandelen van facturering en betalingen.
• Wettelijke verplichting: voor het bewaren van administratieve en fiscale gegevens.
• Gerechtvaardigd belang: voor beveiliging, monitoring en verbetering van onze diensten.
• Toestemming: voor het verzenden van nieuwsbrieven, indien u zich uitdrukkelijk hebt aangemeld.

5. Ontvangers van persoonsgegevens

Wij delen uw persoonsgegevens alleen met derden wanneer dit noodzakelijk is om:

• onze infrastructuur te hosten en te beveiligen;
• onze diensten betrouwbaar te leveren;
• betalingen te verwerken via externe betalingsdienstaanbieders; en
• transactionele e-mails en systeemmeldingen te verzenden.

Deze derden handelen als verwerkers en:

• handelen alleen volgens onze schriftelijke instructies;
• mogen uw gegevens niet voor eigen doeleinden gebruiken; en
• zijn verplicht passende beveiligingsmaatregelen te implementeren.

Wij vermelden niet alle individuele leveranciers bij naam in dit beleid. Dit is toegestaan onder de AVG zolang de categorieën ontvangers duidelijk worden beschreven.

Wij verstrekken persoonsgegevens aan rechtshandhavingsinstanties of toezichthouders alleen wanneer wij hiertoe wettelijk verplicht zijn en alleen op een specifiek, rechtmatig verzoek.

6. Bewaartermijnen

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden beschreven in dit Privacybeleid, tenzij een langere bewaartermijn wettelijk verplicht is.

Type gegevens	Bewaartermijn
Geüploade bestanden	1 uur na upload
Conversieresultaten	14 dagen na creatie (tenzij eerder verwijderd of anders ingesteld door uw organisatie)
Accountgegevens	Zolang uw account actief is
Administratieve en factureringsgegevens	7 jaar, conform wettelijke fiscale en boekhoudkundige verplichtingen
Technische en loggegevens	Maximaal 90 dagen

7. Uw rechten onder de AVG

U hebt de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage – om bevestiging te krijgen of wij uw gegevens verwerken en, zo ja, een kopie te ontvangen.
• Recht op rectificatie – om onjuiste of onvolledige gegevens te laten corrigeren.
• Recht op wissing – om verwijdering van uw gegevens te verzoeken wanneer deze niet langer noodzakelijk zijn of wanneer verwerking onrechtmatig is.
• Recht op beperking – om een tijdelijke pauze in de verwerking te verzoeken onder bepaalde omstandigheden (bijvoorbeeld als u de juistheid van de gegevens betwist).
• Recht van bezwaar – om bezwaar te maken tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
• Recht op gegevensoverdraagbaarheid – om uw gegevens te ontvangen in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat en deze gegevens over te dragen aan een andere verwerkingsverantwoordelijke, waar technisch haalbaar.

Betaalde klanten

Als u een actieve betaalde licentie of abonnement hebt, kunt u uw verzoek rechtstreeks indienen via contact@pdfen.com. Verzoeken van betalende klanten worden met prioriteit behandeld en altijd binnen één maand.

Gratis en gastgebruikers

Als u PDFen gebruikt zonder betaald account, kunt u een AVG-verzoek indienen via ons online privacyverzoekformulier op de website. Wij reageren binnen de wettelijke termijn van één maand.

Als u van mening bent dat wij uw gegevens verwerken in strijd met de toepasselijke privacywetgeving, hebt u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

8. Contactgegevens

Als u vragen hebt over dit Privacybeleid of over hoe wij met uw persoonsgegevens omgaan, kunt u contact met ons opnemen via:

Interus B.V.
Zijpendaalseweg 51A
6814 CD Arnhem
Nederland

E-mail: contact@pdfen.com