Converteer bestanden via e-mail met PDFen

De meeste PDF-tools vereisen dat je bestanden handmatig uploadt, instellingen selecteert en het resultaat downloadt. PDFen biedt een sneller alternatief. Met e-mailgebaseerde bestandsconversie kun je je bestanden converteren en samenvoegen tot PDF door simpelweg een e-mail met bijlagen te sturen naar een speciaal PDFen-e-mailadres. Uniek in de markt.

Deze functie is vooral handig als je veel met e-mailbijlagen werkt, repetitieve PDF-taken wilt automatiseren of de voorkeur geeft aan een workflow zonder interface.

In dit artikel leggen we uit wat e-mailgebaseerde PDF-conversie is, waarom het nuttig is, wanneer je het gebruikt en hoe je het stap voor stap instelt.

I. Wat is e-mailgebaseerde PDF-conversie?

PDF-conversie via e-mail betekent dat je je bestanden naar PDF converteert door ze als bijlage aan een e-mail toe te voegen en die e-mail naar een gepersonaliseerd PDFen-adres te sturen.

Elk adres is gekoppeld aan een specifieke conversieactie, zoals:

• Bijlagen converteren naar PDF

• Meerdere bijlagen samenvoegen tot één PDF-bestand

• De inhoud van de e-mail zelf converteren naar PDF

• OCR of PDF/A-archivering toepassen

• Het maken van compacte, gecomprimeerde PDF’s

--> Zodra de e-mail is verwerkt, converteert PDFen de bestanden automatisch en ontvang je een antwoordmail met de geconverteerde PDF-bestanden die je kunt downloaden.

II. Waarom bestanden via e-mail converteren?

E-mailconversie is een van de snelste manieren om PDF-taken af te handelen, vooral als je documenten al per e-mail ontvangt. De belangrijkste voordelen zijn:

• Snelheid en gemak; Je hoeft geen browser te openen, bestanden te uploaden of tools te selecteren. Het versturen van een e-mail is voldoende.

• Ideaal voor automatisering; Je kunt facturen, scans, rapporten of contracten rechtstreeks naar PDFen doorsturen zonder extra stappen. Je kunt zelfs automatische of geplande e-mails instellen voor nog meer efficiëntie.

• Consistente resultaten; Elk e-mailadres is vooraf geconfigureerd met vaste conversie-instellingen, waardoor elke conversie volgens dezelfde regels verloopt.

• Werkt vanaf elke locatie; Je kunt bestanden converteren vanuit e-mailclients op desktops, mobiele apparaten of gedeelde inboxen.

• Uitstekend voor teams; Gedeelde mailboxen kunnen hetzelfde PDFen-mailadres gebruiken om PDF-uitvoer binnen een team of organisatie te standaardiseren.

III. Wanneer moet je e-mailconversie inzetten?

Conversie via e-mail is vooral nuttig in situaties zoals:

• Facturen of bonnen die per e-mail worden verzonden en automatisch naar PDF worden geconverteerd

• Meerdere bijlagen uit één e-mail samenvoegen tot één PDF-bestand

• Gescande documenten omzetten naar doorzoekbare PDF’s met behulp van OCR

• PDF/A-bestanden maken voor langdurige archivering

• Documenten verwerken onderweg vanaf je telefoon

• De bestandsgrootte verkleinen met compacte PDF’s zonder handmatige compressie

--> Als e-mail al onderdeel is van je dagelijkse routine, bespaart deze functie je direct tijd.

IV. Hoe werkt conversie via e-mail in de praktijk?

PDFen biedt meerdere gepersonaliseerde e-mailadressen, elk gekoppeld aan een specifieke conversieactie. Je kiest eenvoudig het adres dat past bij wat je wilt bereiken.

Hieronder volgt een stapsgewijze uitleg.

Stap 1: Kies het juiste PDFen-e-mailadres

In je PDFen-dashboard vind je een lijst met inkomende e-mailadressen, gegroepeerd per functie.

Veelvoorkomende opties zijn onder andere:

Bijlagen converteren naar PDF

• Converteert elke bijlage in de e-mail naar een afzonderlijk PDF-bestand

• De inhoud van de e-mail zelf wordt niet geconverteerd

Bijlagen samenvoegen tot één PDF-bestand

• Combineert alle bijlagen van één e-mail tot één PDF-bestand

• Handig voor het samenstellen van rapporten, datasets of gescande documenten

E-mail en bijlagen converteren

• Converteert zowel de e-mailtekst als de bijlagen

• Afhankelijk van het gekozen adres worden bijlagen samengevoegd of afzonderlijk verwerkt

OCR-conversie

• Past tekstherkenning toe op gescande PDF’s of afbeeldingen

• De resulterende PDF-bestanden worden doorzoekbaar

PDF/A-archivering

• Maakt PDF/A-bestanden aan die geschikt zijn voor langdurige opslag

• Beschikbaar met of zonder OCR

• Ideaal voor archivering en naleving van wettelijke vereisten

Compacte PDF’s

• Comprimeert uitvoerbestanden om de bestandsgrootte te verkleinen

--> Elke optie heeft een eigen uniek e-mailadres. Je kunt deze adressen direct kopiëren en opslaan in je e-mailcontacten.

Stap 2: Verstuur je e-mail met bijlagen

Zodra je het juiste adres hebt gekozen:

• Maak een nieuwe e-mail aan in je e-mailprogramma

• Voeg de bestanden toe die je wilt converteren

• Stuur de e-mail naar het geselecteerde PDFen-adres

Stap 3: Ontvang je geconverteerde PDF’s

Zodra de verwerking is voltooid, stuurt PDFen je automatisch een antwoordmail.

Deze e-mail bevat downloadlinks naar je geconverteerde PDF-bestanden. De verwerking duurt meestal slechts enkele minuten.

V. Optionele instellingen die je kunt configureren

Met PDFen kun je ook precies instellen hoe je conversie via e-mail werkt.

Beschikbare opties zijn onder andere:

• Tijdzone voor tijdstempels in PDF’s

• Datum- en tijdnotatie

• Voorkeur voor decimaalscheidingsteken, komma of punt

• Een voorblad toevoegen met metadata zoals afzender, ontvanger en datum

• Wel of niet de e-mailtekst meenemen in de conversie

--> Deze instellingen zorgen ervoor dat je PDF-uitvoer aansluit op je lokale en organisatorische voorkeuren.

Beveiliging en verificatie van de afzender

Voor extra beveiliging kun je bij PDFen verificatie van de afzender inschakelen. Dit wordt sterk aanbevolen.

Wanneer deze functie actief is, kunnen alleen goedgekeurde e-mailadressen gebruikmaken van jouw PDFen-conversieadressen. Zo voorkom je misbruik en zorg je ervoor dat alleen vertrouwde afzenders conversies kunnen starten.

VI. Een snellere manier om met PDF’s te werken

PDF-conversie via e-mail is een krachtig alternatief voor traditionele uploadtools. Het sluit naadloos aan op bestaande workflows, vermindert handmatige stappen en zorgt voor snelle en consistente documentverwerking.

Of het nu gaat om facturen, scans, rapporten of gewone bijlagen, met PDFen converteer je je bestanden eenvoudig met één druk op de knop: e-mail verzenden.

Nieuwsgierig geworden? Start nu!