Hoe maak je een veilige kopie van je identiteitsbewijs? (gids 2026)

Een kopie van je paspoort of ID-kaart is pas veilig als je vier dingen doet: je burgerservicenummer onleesbaar maken (ook in de cijferreeks onderaan), erop schrijven dat het een kopie is, voor welke instantie hij bedoeld is en op welke datum je hem afgeeft. Dat adviseert de Rijksoverheid. De valkuil zit in stap één: een zwart vlak dat je in Word, Preview of Paint over je scan legt, is in de PDF vaak een losse laag die iemand kan verschuiven of verwijderen. Je BSN staat er dan nog gewoon onder.

Kernpunten

• De Rijksoverheid noemt vier stappen: BSN onleesbaar (ook de cijferreeks onderaan), "kopie" erop, doel erop, datum erop.

• Die cijferreeks onderaan is de MRZ. Alleen het BSN-veld lakken en de MRZ laten staan is niet genoeg.

• Bij je werkgever haal je het BSN er juist níét af: die moet de kopie mét BSN en pasfoto bewaren voor de loonadministratie.

• Volgens het CBS was 0,7% van de 15-plussers in 2025 slachtoffer van identiteitsfraude. Dat lijkt weinig, maar het zijn ruim 100.000 mensen.

• Afschermen is niet hetzelfde als onleesbaar maken. Alleen een platgeslagen bestand is definitief.

Wat is een veilige kopie van je identiteitsbewijs?

Een veilige kopie is een kopie waaruit iemand géén bruikbaar identiteitsprofiel kan samenstellen. Volgens de Rijksoverheid betekent dat: BSN onleesbaar, plus drie regels tekst over de kopie zelf. Het CBS meldt in de Veiligheidsmonitor 2025 dat 0,7% van de 15-plussers slachtoffer werd van identiteitsfraude.

Dat percentage daalt licht (0,8% in 2021 en 2023). Tegelijk registreerde het Centraal Meldpunt Identiteitsfraude van RvIG bijna 9.000 meldingen in 2025. Tegenstrijdig? Niet echt.

Het CBS meet zelfgerapporteerd slachtofferschap via een enquête. Het CMI telt daadwerkelijke meldingen bij één loket, en dat aantal wordt sterk gedreven door datalekken: één lek levert honderden meldingen op. Twee verschillende meetlatten dus, en beide zeggen iets waars. Ondertussen blijft 0,7% van de 15-plussers ruim 100.000 mensen per jaar.

Waarom is dit relevant op het moment dat je een scan mailt? Omdat je BSN, pasfoto, handtekening en documentnummer samen precies het pakket vormen waarmee iemand een abonnement, lening of postadres op jouw naam aanvraagt.

Welke vier stappen adviseert de Rijksoverheid?

De Rijksoverheid geeft vier concrete stappen om fraude met een kopie te voorkomen. Ze staan er letterlijk zo:

1. "Maak op de kopie uw burgerservicenummer onleesbaar, ook in de cijferreeks onderaan."

2. "Schrijf op de kopie dat het een kopie is."

3. "Schrijf op de kopie voor welke instantie of welk product de kopie is bedoeld."

4. "Schrijf op de kopie de datum waarop u de kopie afgeeft."

Stap 2 tot en met 4 zijn samen één ding: een watermerk. "Kopie voor ING, 20 juli 2026" dwars over het document maakt de scan waardeloos voor elk ander doel. Wie hem later probeert te gebruiken bij een telecomaanbieder, valt direct door de mand.

Stap 1 is de stap waar de meeste mensen struikelen, en dat komt door dat zinnetje "ook in de cijferreeks onderaan".

Wat is die cijferreeks onderaan precies?

Die cijferreeks is de MRZ: de machine-readable zone. Twee of drie regels met hoofdletters, cijfers en chevrons (<) onderaan je paspoort of ID-kaart, bedoeld om machinaal uitgelezen te worden. Daar staat onder meer je documentnummer in, en op oudere Nederlandse documenten is het BSN eruit te reconstrueren.

Dat laatste is de reden dat de Rijksoverheid die zin expliciet toevoegt. Lak je alleen het BSN-veld en laat je de MRZ intact, dan voldoe je niet aan stap 1. Het nummer is dan nog steeds af te leiden, alleen wat minder zichtbaar.

Bijna geen enkele handleiding legt dit uit. Wel zie je adviezen als "streep je BSN weg", zonder te vermelden dat het nummer twee keer op je document staat. Afdekken doe je dus op twee plekken: het BSN-veld én de MRZ-blokken onderaan. Wil je alleen dat ene stuk aanpakken, kijk dan bij BSN afschermen.

Moet je je BSN altijd afschermen?

Nee. Volgens de Autoriteit Persoonsgegevens mag een organisatie alleen een kopie van je identiteitsbewijs maken als daar een wettelijke grondslag voor is, en mag zij je BSN alleen gebruiken als de wet daarin voorziet. Toestemming is daarbij geen omweg: geeft de wet geen ruimte, dan mag het ook niet als jij "ja" zegt.

Mag een organisatie je BSN niet gebruiken, dan luidt het advies van de AP om het zelf onleesbaar te maken. En je mag volgens de AP altijd tekst dwars over de kopie schrijven ter bescherming tegen identiteitsfraude. Meer daarover staat op de pagina over identiteitsbewijzen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Er is één belangrijke uitzondering, en die kost mensen regelmatig gedoe. Zie de volgende sectie.

Welke organisaties mogen een kopie van je identiteitsbewijs maken?

De Rijksoverheid noemt een korte lijst partijen die een kopie mogen maken: "overheidsinstanties; banken; notarissen; casino's; levensverzekeraars; uw werkgever." Autoverhuurders en -verkopers mogen het onder voorwaarden. Voor alle andere bedrijven geldt een beperking.

Letterlijk: "Andere bedrijven, zoals een telecombedrijf, mogen uw legitimatiebewijs kopiëren of scannen, maar moeten de pasfoto en het burgerservicenummer (BSN) afschermen." Doen zij dat niet, dan kun je het zelf doen voordat je hem opstuurt.

Twee groepen hebben helemaal geen kopie nodig. Scholen en zorgverleners mogen alleen het soort identiteitsbewijs en het nummer noteren. Hotels en campings mogen zelfs alleen het soort legitimatiebewijs vastleggen, dus "paspoort" of "rijbewijs", meer niet.

Mag een verhuurder, werkgever of hotel om een kopie vragen?

Hier gaat het vaakst mis, en niet altijd in de richting die je verwacht. Bij je werkgever moet je het BSN er juist niet afhalen: die is verplicht een kopie mét BSN én pasfoto te bewaren voor de loonadministratie. Streep je het weg, dan saboteer je de administratie van je eigen werkgever.

Wat wél mag bij je werkgever: tekst dwars over de kopie schrijven. "Kopie voor loonadministratie [werkgever], 20 juli 2026" beschermt je zonder de verplichte gegevens weg te halen. Let ook op het moment: in de sollicitatiefase mag een werkgever geen kopie vragen, alleen je origineel inzien. De kopieplicht begint pas bij indiensttreding.

Bij een verhuurder of makelaar ligt het anders. Die mag een ongewijzigde kopie ter verificatie zien, maar mag je BSN niet verwerken. En het moment telt: een kopie hoort bij het sluiten van de huurovereenkomst, niet bij een bezichtiging of een inschrijving in een woningbestand.

Op het Radar-forum staat een treffend voorbeeld. Een makelaar mailt een klant: "vanwege een 5 jaarlijkse controle van ons kantoor zijn wij verplicht een kopie paspoort van elke klant te overleggen en we kwamen erachter dat we die van u nog niet hebben.. zou u zo spoedig mogelijk een kopie van uw paspoort langs willen komen brengen op ons kantoor?" De vraagsteller vraagt zich af of hij verplicht is, en maakt zich zorgen over identiteitsfraude. Terechte vraag: ook bij een legitiem verzoek mag je de kopie afschermen en van een watermerk voorzien.

Mogen banken en notarissen je BSN zien?

De vuistregel "banken en notarissen mogen alles, want Wwft" is te grof. Voor de identificatieplicht uit de Wwft mogen banken, verzekeraars en notarissen je BSN niet verwerken. Met een afgeschermde kopie kunnen zij aan die verplichting voldoen. De Koninklijke Notariële Beroepsorganisatie schrijft dat zelf ook.

Bij banken zit er een tweede laag onder. Een bank kan je BSN wél verplicht verwerken, maar dan op fiscale grondslag: belastingwetgeving en het depositogarantiestelsel. Dat is een andere grondslag dan de Wwft, met een ander doel.

Praktisch gevolg: krijg je van een notaris het verzoek om een scan, dan is een afgeschermde kopie met watermerk in de regel voldoende. Vraagt je bank bij het openen van een rekening om je BSN, dan heeft die daar meestal wel een grond voor. Twijfel je? Vraag de organisatie op welke grondslag zij je BSN verwerkt. Dat mag je gewoon vragen.

Waarom is een screenshot of telefoonfoto geen veilige kopie?

Een telefoonfoto van je paspoort is een prima startpunt, maar geen veilige kopie. Er staat niets op over doel of datum, niets is afgeschermd, en zo'n bestand belandt vaak in een clouddienst die automatisch synchroniseert. De vier stappen van de Rijksoverheid zijn geen van alle uitgevoerd.

Voeg daaraan toe dat foto's uit een berichtenapp lastig te overzien zijn. Wie heeft hem doorgestuurd, waar staat hij nog, hoeveel back-ups zijn er? Bij een kopie mét watermerk maakt dat minder uit: die is alleen bruikbaar voor het genoemde doel.

Een scan is dus niet het probleem. Wat je erna doet, bepaalt of het veilig is.

Wat is het verschil tussen afschermen en écht onleesbaar maken?

Dit is de kern, en het wordt zelden uitgelegd. Trek je in Word, Preview of Paint een zwart vlak over je BSN en exporteer je dat naar PDF, dan kan dat vlak een aparte laag zijn. Een object dat bovenop het beeld ligt. Iemand kan het in een PDF-editor selecteren, verslepen of verwijderen, en het nummer staat er nog gewoon onder.

Het ziet er dus veilig uit op je scherm en in de preview. Maar de onderliggende informatie is niet weg, alleen bedekt. Het is het digitale equivalent van een post-it over een tekst plakken en de pagina vervolgens uitlenen.

Links: een zwart vlak als losse laag boven de scan, verplaatsbaar. Rechts: een platgeslagen bestand waarin het vlak deel is van het beeld.

De oplossing heet platslaan (flatten). Daarbij worden alle lagen definitief in één beeldlaag samengevoegd. Wat onder het zwarte vlak zat, bestaat daarna simpelweg niet meer in het bestand. Er is niets meer om te verschuiven, want er is geen aparte laag meer.

Wil je controleren of je eigen kopie veilig is? Open de PDF in een PDF-editor en probeer het zwarte vlak te selecteren. Kun je het aanklikken of verplaatsen, dan is je BSN niet weg. Kun je dat niet, dan is het bestand plat.

De tool Veilige ID-kopie is precies hierop gebouwd: je dekt velden af, voegt een watermerk met doel en datum toe, en downloadt een platgeslagen PDF. Belangrijk detail: alles gebeurt in je browser. Je identiteitsbewijs wordt nooit geüpload en blijft op je eigen toestel.

Hoe maak je een veilige kopie op je laptop zonder app?

RvIG biedt de KopieID-app aan: "Met de KopieID-app maak je met je mobiele telefoon of tablet een veilige kopie van je identiteitsdocument." Gratis, voor iOS en Android, met documentherkenning, selectief doorstrepen en een watermerk met doel en datum. Voor paspoort, ID-kaart en rijbewijs. Op mobiel is dat een uitstekende route.

De app is er voor telefoon en tablet; RvIG biedt geen desktopversie aan. Staat je scan al als bestand op je laptop, dan zou je het document opnieuw met je telefoon moeten fotograferen. Voor dat scenario bestaat de desktopvariant van dezelfde vier stappen.

Smallpdf, iLovePDF en Adobe bieden generieke PDF-redactie. Technisch kun je daarmee een identiteitsbewijs redigeren, maar ze zijn er niet voor gemaakt: geen ID-specifieke velddetectie, geen BSN- of MRZ-begrip, geen watermerk met doel en datum, geen Nederlandse context. iLovePDF herkent automatisch creditcardnummers, telefoonnummers en e-mailadressen, geen paspoortvelden. En je uploadt je document naar hun servers, precies wat je bij een paspoortscan wilt vermijden.

Op je laptop werkt het zo. Je opent je scan als JPG of PNG (een telefoonfoto of een scan-export volstaat; HEIC werkt niet in de browser, zet die eerst om). Je kiest een preset: "Dek nummer af", "Dek MRZ af" of "Verberg pasfoto". Aanvullende vlakken teken je zelf door te slepen; met het hoekje schaal je ze bij. Je typt het doel in het watermerk, bijvoorbeeld "voor ING", en de datum wordt automatisch toegevoegd. Daarna download je de platgeslagen PDF. Dat kost 1 credit en vraagt om inloggen, wat kan met een 6-cijferige e-mailcode; je redactiewerk blijft intact en er wordt niets geüpload.

Voor specifieke documenten zijn er aparte startpunten: paspoortkopie met watermerk en rijbewijskopie veilig maken.

Hoe stuur je een kopie veilig per e-mail?

Verstuur nooit meer dan gevraagd. Vraagt een organisatie om verificatie van je naam en geboortedatum, dan hoeft je BSN er niet op te staan (behalve bij je werkgever, zie hierboven). Eén document, één doel, één datum in het watermerk.

Let daarnaast op deze punten:

• Stuur de kopie als PDF, niet als losse foto in een berichtenapp.

• Gebruik het e-mailadres dat de organisatie zelf opgeeft, niet een adres uit een doorgestuurde mail.

• Bewaar zelf welke kopie je wanneer aan wie hebt gegeven. Dat helpt enorm als er later iets misgaat.

• Verwijder de onbewerkte scan van je bureaublad en uit je downloadmap zodra je klaar bent.

Wat doe je als er tóch misbruik is?

Meld het bij het Centraal Meldpunt Identiteitsfraude en -fouten van RvIG. Dat is het loket dat de bijna 9.000 meldingen uit 2025 registreerde en dat je helpt bij het herstellen van de gevolgen. Doe daarnaast aangifte bij de politie, en informeer de organisaties waar misbruik plaatsvond.

Heb je vermoedens dat een organisatie je gegevens onterecht verwerkt, dan kun je terecht bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Voor je juridische positie is het Juridisch Loket een goed startpunt.

Voor de duidelijkheid: PDFen is een softwaredienst, geen juridische dienstverlener. Dit artikel is algemene voorlichting op basis van publicaties van de Rijksoverheid, RvIG en de Autoriteit Persoonsgegevens, geen juridisch advies. Twijfel je over jouw situatie, raadpleeg dan de Autoriteit Persoonsgegevens of het Juridisch Loket.

Veelgestelde vragen

Mag ik mijn BSN afschermen op een kopie voor mijn werkgever?

Nee, daar moet het BSN juist op blijven staan. Je werkgever is verplicht een kopie mét BSN en pasfoto te bewaren voor de loonadministratie. Wat je wél mag doen: tekst dwars over de kopie schrijven met "kopie", het doel en de datum. Dat beschermt tegen hergebruik zonder de administratie te verstoren.

Is een zwart vlak in Word of Preview genoeg om mijn BSN onleesbaar te maken?

Vaak niet. Zo'n vlak kan als aparte laag in de PDF terechtkomen en is dan te verplaatsen of te verwijderen, met het nummer er nog onder. Controleer het door de PDF in een editor te openen en het vlak aan te klikken. Alleen een platgeslagen bestand, waarin de lagen definitief samengevoegd zijn, is echt onleesbaar.

Wat is de MRZ en waarom moet die ook afgedekt?

De MRZ is de machine-readable zone: de regels met hoofdletters, cijfers en chevrons onderaan je paspoort of ID-kaart. Daarin staat onder meer je documentnummer, en op oudere Nederlandse documenten is het BSN eruit af te leiden. De Rijksoverheid noemt die "cijferreeks onderaan" daarom expliciet in stap 1.

Mag een verhuurder een kopie van mijn identiteitsbewijs eisen?

Een verhuurder of makelaar mag een ongewijzigde kopie ter verificatie inzien, maar mag je BSN niet verwerken. Het moment telt: een kopie hoort bij het sluiten van de huurovereenkomst, niet bij een bezichtiging of inschrijving. Bij een inschrijving mag je de kopie dus afschermen en van een watermerk voorzien.

Kan ik een veilige kopie maken zonder app te installeren?

Ja. De KopieID-app van RvIG werkt op telefoon en tablet; RvIG biedt geen desktopversie aan. Staat je scan al op je laptop, dan kun je dezelfde vier stappen in je browser doorlopen met Veilige ID-kopie: velden afdekken, watermerk met doel en datum, en een platgeslagen PDF downloaden. Je bestand blijft daarbij op je eigen toestel.

Welk bestandsformaat heb ik nodig?

JPG of PNG, dus een gewone telefoonfoto of een scan-export. HEIC-bestanden van een iPhone werken niet rechtstreeks in de browser; zet die eerst om naar JPG of PNG. Het resultaat download je als PDF, zodat je één bestand met alle vier de Rijksoverheid-stappen verstuurt.

Door Daan van Tongeren, oprichter van PDFen.