Microsoft Publisher stopt in oktober 2026: zo print je visitekaartjes en etiketten zonder Publisher

Microsoft Publisher stopt op 1 oktober 2026, maar wat dat voor jou betekent, hangt af van je licentie. Gebruik je Publisher via Microsoft 365, dan kun je het na die datum niet meer installeren, openen of je .pub-bestanden bewerken. Heb je een losse versie zoals Office 2019 of 2021, dan blijft de app gewoon werken op je computer, alleen zonder support. En als je Publisher alleen ooit gebruikte om tien visitekaartjes of een vel etiketten op één pagina te zetten, hoef je echt geen designprogramma te leren als vervanging.

Belangrijkste punten

• Publisher bereikt het einde van de support op 1 oktober 2026, tegelijk met Office LTSC 2021.

• Microsoft 365-gebruikers verliezen toegang tot hun .pub-bestanden. Gebruikers met een eeuwigdurende licentie houden die.

• Microsoft adviseert zelf om elk .pub-bestand vóór die datum als PDF op te slaan.

• De meeste Publisher-gebruikers hadden alleen opmaak nodig, geen ontwerp. Een printvel-tool dekt dat af.

• Samenvoegen (mail merge) is het enige dat een step-and-repeat-tool niet kan. Word doet dat nog steeds.

• Meer dan 1.300 mensen tekenden een petitie om Microsoft te vragen Publisher in leven te houden.

Wanneer stopt Microsoft Publisher precies?

De datum is 1 oktober 2026, bevestigd op Microsofts eigen supportpagina voor Publisher. Die valt op dezelfde dag als het einde van de support voor Office LTSC 2021, en dat is geen toeval. Na die datum krijgt Publisher geen beveiligingsupdates, geen bugfixes en geen technische ondersteuning meer van Microsoft.

Dat is het eenvoudige deel. Het verwarrende deel is wat er precies met je bestanden gebeurt, en juist daar gaan de meeste artikelen over het einde van Publisher de mist in.

Kan ik mijn .pub-bestanden na oktober 2026 nog openen?

Dat hangt volledig af van hoe je Office hebt gelicentieerd, en het verschil is groot.

Microsoft 365-abonnees. Publisher kan niet meer geïnstalleerd worden, en je kunt Publisher-bestanden niet meer openen of bewerken. Niet "zonder ondersteuning". Weg.

Eeuwigdurende licenties (Office 2019, Office 2021, losse Publisher). De app blijft geïnstalleerd en blijft werken. Je kunt je bestanden nog steeds openen en bewerken. Microsoft stopt met de ondersteuning, dus je staat er alleen voor als er iets stukgaat, maar je archief zit niet achter een abonnementscontrole.

Er is nog een derde nuance die het weten waard is. Bijna overal lees je dat geen enkel ander programma .pub-bestanden kan openen. Dat klopt niet. LibreOffice Draw importeert .pub-bestanden, met echte beperkingen: complexe opmaak, tekstdoorloop en lettertypen verschuiven vaak. Het is gratis en het proberen waard voordat je aanneemt dat een bestand onleesbaar is. Zie het als reddingsmiddel, niet als vervanging.

Wat adviseert Microsoft zelf?

Het advies van Microsoft is kort en ondubbelzinnig: "Converteer je bestaande bestanden vóór 1-10-2026 naar een ander formaat. Na deze datum kun je deze bestanden niet meer openen of bewerken."

De stappen zijn simpel. Open het Publisher-bestand, ga naar Bestand, kies Opslaan als, kies een locatie, selecteer PDF en sla op. Wil je later nog kunnen bewerken, dan raadt Microsoft aan om de .pub eerst naar PDF te converteren en daarna naar een Word-bestand.

Hier het eerlijke tegengeluid, en dat komt van gebruikers en niet van Microsoft. Een PDF is een archiefantwoord, geen bewerkingsantwoord. In een Q&A-thread van Microsoft uit november 2025 verwoordt een gebruiker het onomwonden nadat hij de Word-route probeerde: "I tried transferring into Word but the format is completely changed." Converteren naar PDF behoudt hoe je document eruitziet. Het behoudt niet je mogelijkheid om het te wijzigen.

Heb je decennia aan bestanden, dan is dit echt een klus. Een gebruiker in een andere thread, met drie decennia aan Publisher-documenten, schreef dat "converting hundreds of files to PDF would take hundreds of hours." Een moderator van Microsoft antwoordde met de einddatum, de uitzondering voor eeuwigdurende licenties, en een PowerShell-script voor bulkconversie van .pub naar PDF. Zit je met een groot archief, vraag je IT-contact dan naar dat script in plaats van bestand voor bestand te openen.

Moet ik een nieuw designprogramma leren?

Waarschijnlijk niet, en dit is precies de vraag die internet blijft overslaan. Zoek je op alternatieven voor Publisher, dan krijg je lijstjes met designsoftware: Canva, Affinity Publisher, Scribus, Adobe InDesign, LibreOffice Draw. Prima gereedschap, allemaal. En allemaal gaan ze ervan uit dat je wilt ontwerpen.

De meeste Publisher-gebruikers die wij spreken, waren helemaal niet aan het ontwerpen. Ze hadden een logo, een naam, een telefoonnummer en een sjabloon. Wat ze eigenlijk nodig hadden, was rangschikking: tien identieke kaartjes op één A4, of eenentwintig etiketten in het juiste raster. Dat is opmaak, geen ontwerp, en die twee problemen vragen heel verschillende oplossingen.

Welke vervangingsroute past bij welke taak?

Twee van die "Nee"-antwoorden zijn de onze. Die zijn belangrijker dan de "Ja"-antwoorden, dus laat ik over allebei duidelijk zijn.

Hoe print ik 10 visitekaartjes op één A4?

Je levert een afgerond kaartontwerp aan en laat een tool het herhalen. Dat is de hele klus.

Eén kaartontwerp, via step-and-repeat herhaald in een raster van kaartjes van 85 bij 55 mm met 5 mm tussenruimte en dunne snijlijnen.

Upload één visitekaartjesontwerp als afbeelding of PDF naar visitekaartjes printen. De tool past step-and-repeat toe, oftewel: hij herhaalt hetzelfde ontwerp over het vel, in een raster van kaartjes van 85 bij 55 mm met 5 mm tussenruimte en dunne snijlijnen, standaard op A4 of op A3 als je er meer per vel wilt. Afbeeldingen, PDF's en ZIP-bestanden werken allemaal. Je print het resultaat en snijdt langs de lijnen.

Wat het níét doet: het ontwerpt het kaartje niet voor je. Heb je nog geen ontwerp, maak het dan in Word, PowerPoint, Canva of wat dan ook, exporteer één kaartje als PDF of PNG, en kom dan terug.

Hoe print ik adresetiketten zonder Publisher-sjabloon?

Zelfde principe, ander raster. Upload één etiketontwerp naar adresetiketten en het wordt een vol vel met etiketten van 63,5 bij 38,1 mm, 21 per A4, met 2,5 mm tussenruimte. Dat raster komt overeen met Avery L7160 in Europa en 5160 op US Letter, dus standaard etiketvellen sluiten aan.

Dit is de juiste tool als elk etiket hetzelfde is: een afzenderadres, een "Voorzichtig behandelen"-sticker, een productetiket, een markering voor archiefdozen. Het is de verkeerde tool zodra elk etiket andere tekst nodig heeft, en dat brengt ons bij het lastige deel.

Waarom staan mijn etiketten niet netjes uitgelijnd?

In negen van de tien gevallen ligt het aan schaling. In je printerdriver staat Passend maken / Fit to Page aan, waardoor de afbeelding een paar procent krimpt. Op een gewoon document zie je dat niet, op een etiketvel is het fataal, want elke rij loopt een stukje verder uit de pas. Zet het printen op 100 procent of Werkelijke grootte en meestal is het probleem weg.

De tweede oorzaak is het papierformaat. Een A4-opmaak naar een US Letter-lade sturen, of andersom, verschuift alles verticaal. Avery documenteert beide oorzaken in de helpartikelen over misaligned printing en template misalignment.

Doe eerst een testprint op gewoon papier en houd die tegen een etiketvel in het licht. Dertig seconden werk, en het scheelt je een verpest vel etiketten.

Wat als elk etiket een ander adres nodig heeft?

Dan is een step-and-repeat-tool het verkeerde antwoord, de onze incluis. pdfen herhaalt één ontwerp over het vel. Het doet geen samenvoegen (mail merge) en geen variabele gegevens. Je kunt er niet op elk etiket een ander adres mee zetten, en geen enkele slimme instelling verandert daar iets aan.

Voor variabele gegevens is de eerlijke route Word mail merge. Word koppelt aan een Excel-blad of een Access-database en vult in elk etiket een andere waarde in. Voor de lastigere gevallen, zoals dubbelzijdige ansichtkaarten of het opsplitsen van een samenvoeging in losse documenten, is de add-in die mensen daadwerkelijk gebruiken Graham Mayor's MergeTools.

Dit gat doet voor sommige Publisher-gebruikers echt pijn. In een Q&A-thread uit juni 2025 schreef iemand: "With Publisher going end of life, printing dual sided post cards that use mail merge data from either excel or access is no longer possible. Printing separate labels is costly and a waste of time." Een ander vroeg hoe je kunt beginnen met printen op etiketpositie 6 van een deels gebruikt vel, en die thread werd zonder oplossing gesloten. Publisher was op sommige punten beter dan zijn vervangers. Doen alsof dat niet zo is, helpt niemand.

Wat verandert er níét na oktober 2026?

Je printer, je papier, je Avery-vellen en je bestaande PDF's. Aan de fysieke kant van printen hangt niets af van Publisher. Alleen het bestandsformaat en het bewerkingsprogramma verdwijnen.

De migratie valt dus uiteen in twee klussen. Ten eerste archiveren: sla je .pub-bestanden vóór 1 oktober 2026 op als PDF, in bulk als je er veel hebt. Ten tweede de workflow vervangen: gebruik Word of PowerPoint voor documenten met variabele gegevens, en een printvel-tool als je één ontwerp over een pagina herhaald wilt hebben.

Draait jouw terugkerende klus om kaartjes, etiketten of pasfoto's, dan vind je de veldindelingen in de drukwerk-hub. Gratis te proberen, niets te installeren, en als blijkt dat je toch een designprogramma nodig hebt, ben je vijf minuten kwijt.

Veelgestelde vragen

Worden mijn Publisher-bestanden op 1 oktober 2026 verwijderd?

Nee. De bestanden blijven gewoon op je schijf staan. Microsoft 365-gebruikers kunnen ze niet meer openen, omdat Publisher niet meer geïnstalleerd kan worden. Gebruikers met een eeuwigdurende licentie houden zowel de bestanden als een werkende app. Hoe dan ook: converteren naar PDF vóór die datum is een goedkope verzekering.

Kan iets anders dan Publisher een .pub-bestand openen?

LibreOffice Draw kan dat, wat de veelgehoorde bewering dat niets anders het kan tegenspreekt. Reken op onvolmaakte resultaten bij complexe opmaak, lettertypen en tekstdoorloop. Het is een goede reddingsoptie voor bestanden waar je anders niet meer bij komt, geen bewerkingsomgeving voor de lange termijn.

Ik heb honderden .pub-bestanden. Moet ik ze één voor één converteren?

Nee. Microsoft heeft een PowerShell-script voor bulkconversie van .pub naar PDF, genoemd door een moderator in de hierboven gelinkte Q&A-thread. Vraag degene die je systemen beheert om het uit te voeren. Een groot archief handmatig converteren kost echt honderden uren.

Waarom sloopt Word mijn opmaak als ik een Publisher-bestand importeer?

Publisher werkt met frames en Word met doorlopende tekst, dus tekstvakken, witruimte en afbeeldingsankers overleven de overstap zelden. Microsoft raadt aan om eerst van .pub naar PDF te gaan en daarna van PDF naar Word, wat het visuele resultaat dichter bij het origineel houdt. Reken erop dat je de witruimte met de hand moet bijwerken.

Kan pdfen Publisher volledig vervangen?

Nee. Het heeft geen ontwerpcanvas en geen mail merge. Het neemt een afgerond ontwerp en zet dat op een printklaar vel met snijlijnen. Voor ontwerpen gebruik je Word, PowerPoint, Canva of Scribus. Voor variabele gegevens gebruik je Word mail merge.

Heb ik een Microsoft 365-abonnement nodig om Word hiervoor te blijven gebruiken?

Word zit zowel bij Microsoft 365 als bij eeuwigdurende Office-licenties, dus een abonnement is strikt genomen niet nodig. Details en actuele opties staan op de Microsoft 365-pagina.

Door Daan van Tongeren, oprichter van PDFen.