Publisher termina en octubre de 2026: imprime tarjetas y etiquetas sin él

Microsoft Publisher deja de recibir soporte el 1 de octubre de 2026, pero lo que eso significa depende de tu licencia. Si usas Publisher a través de Microsoft 365, después de esa fecha ya no podrás instalarlo, abrirlo ni editar tus archivos .pub. Si tienes una copia independiente, como Office 2019 o 2021, la aplicación sigue funcionando en tu equipo, simplemente deja de tener soporte. Y si solo usabas Publisher para poner diez tarjetas de visita o una hoja de etiquetas en una página, no necesitas aprender un programa de diseño para sustituirlo.

Puntos clave

• Publisher llega al final del soporte el 1 de octubre de 2026, junto con Office LTSC 2021.

• Los usuarios de Microsoft 365 pierden el acceso a sus archivos .pub. Quienes tienen una licencia perpetua los conservan.

• El propio consejo de Microsoft es guardar cada archivo .pub como PDF antes de esa fecha.

• La mayoría de los usuarios de Publisher solo necesitaba maquetar, no diseñar. Una herramienta de hojas de impresión lo cubre.

• La combinación de correspondencia es lo único que una herramienta de repetición no puede hacer. De eso sigue encargándose Word.

• Más de 1300 personas firmaron una petición para que Microsoft mantuviera Publisher con vida.

¿Cuándo termina exactamente Microsoft Publisher?

La fecha es el 1 de octubre de 2026, confirmada en la página de soporte de Publisher de la propia Microsoft. Coincide con el fin del soporte de Office LTSC 2021, y no es casualidad. Después de esa fecha, Publisher no recibe actualizaciones de seguridad, correcciones de errores ni soporte técnico de Microsoft.

Esa es la parte sencilla. Lo confuso es qué pasa realmente con tus archivos, y aquí es donde se equivocan la mayoría de los artículos sobre el cierre de Publisher.

¿Podré seguir abriendo mis archivos .pub después de octubre de 2026?

Depende por completo de cómo hayas licenciado Office, y la diferencia es enorme.

Suscriptores de Microsoft 365. Publisher ya no se podrá instalar y no podrás abrir ni editar archivos de Publisher. No es "sin soporte". Es que desaparece.

Licencias perpetuas (Office 2019, Office 2021, Publisher independiente). La aplicación sigue instalada y funcionando. Puedes seguir accediendo a tus archivos y editándolos. Microsoft deja de darle soporte, así que estás por tu cuenta si algo falla, pero tu archivo no queda bloqueado tras la comprobación de una suscripción.

Hay un tercer matiz que conviene conocer. Casi en todas partes leerás que ningún otro programa puede abrir archivos .pub. No es cierto. LibreOffice Draw importa archivos .pub, con limitaciones reales: los diseños complejos, el flujo del texto y las fuentes suelen desplazarse. Es gratis y merece la pena probarlo antes de dar un archivo por ilegible. Considéralo una herramienta de rescate, no un sustituto.

¿Qué aconseja la propia Microsoft?

La indicación de Microsoft es breve e inequívoca: "Convierta sus archivos existentes a otro formato antes del 1/10/2026. Después de esa fecha, ya no podrá abrir ni editar estos archivos."

Los pasos son sencillos. Abre el archivo de Publisher, ve a Archivo, elige Guardar como, selecciona una ubicación, escoge PDF y guarda. Para poder editarlo más adelante, Microsoft sugiere convertir primero el .pub a PDF y después a un archivo de Word.

Ahora, la objeción honesta, que viene de los usuarios y no de Microsoft. Un PDF es una respuesta de archivo, no de edición. En un hilo de Microsoft Q&A de noviembre de 2025, un usuario lo dice sin rodeos tras probar la vía de Word: "Intenté pasarlo a Word, pero el formato cambia por completo." Convertir a PDF conserva el aspecto de tu documento. No conserva tu capacidad de modificarlo.

Si tienes décadas de archivos, esto es una carga de trabajo real. Un usuario de otro hilo con treinta años de documentos de Publisher escribió que "convertir cientos de archivos a PDF llevaría cientos de horas." Un moderador de Microsoft respondió con la fecha de fin de vida, la excepción de las licencias perpetuas y un script de PowerShell para convertir en bloque de .pub a PDF. Si te enfrentas a un archivo grande, pregunta a tu contacto de TI por ese script en lugar de abrir los archivos de uno en uno.

¿Tengo que aprender un programa de diseño nuevo?

Probablemente no, y es la pregunta que internet no deja de saltarse. Busca alternativas a Publisher y te saldrán listas de software de diseño: Canva, Affinity Publisher, Scribus, Adobe InDesign, LibreOffice Draw. Todas buenas herramientas. Todas parten de que quieres diseñar.

La mayoría de los usuarios de Publisher con los que hablamos no diseñaba. Tenían un logotipo, un nombre, un número de teléfono y una plantilla. Lo que necesitaban era disponer los elementos: diez tarjetas idénticas en un A4, o veintiuna etiquetas en la cuadrícula correcta. Eso es maquetación, no diseño, y los dos problemas tienen soluciones muy distintas.

¿Qué alternativa encaja con cada tarea?

Dos de esos "No" son nuestros. Importan más que los "Sí", así que voy a explicar bien los dos.

¿Cómo imprimo 10 tarjetas de visita en una hoja A4?

Tú aportas un diseño de tarjeta terminado y dejas que una herramienta lo repita. Ese es todo el trabajo.

Un diseño de tarjeta, repetido en una cuadrícula de tarjetas de 85 por 55 mm con separaciones de 5 mm y líneas de corte finas.

Sube un único diseño de tarjeta de visita, como imagen o como PDF, a imprimir tarjetas de visita. La herramienta lo repite en una cuadrícula de tarjetas de 85 por 55 mm con una separación de 5 mm y líneas de corte finas, en A4 por defecto o en A3 si quieres más por hoja. Funcionan imágenes, PDF y archivos ZIP. Imprimes el resultado y recortas por las líneas.

Lo que no hace: no te diseña la tarjeta. Si aún no tienes un diseño, créalo en Word, PowerPoint, Canva o lo que prefieras, exporta una tarjeta como PDF o PNG y vuelve.

¿Cómo imprimo etiquetas de direcciones sin una plantilla de Publisher?

El mismo principio, con otra cuadrícula. Sube un diseño de etiqueta a etiquetas de direcciones y se convierte en una hoja completa de etiquetas de 63,5 por 38,1 mm, 21 por A4, con una separación de 2,5 mm. Esa cuadrícula coincide con la Avery L7160 en Europa y con la 5160 en US Letter, así que las hojas de etiquetas estándar encajan.

Es la herramienta adecuada cuando todas las etiquetas son iguales: un remitente, una pegatina de "Frágil", una etiqueta de producto, un marcador para cajas de archivo. Es la herramienta equivocada en cuanto cada etiqueta necesita un texto distinto, y eso nos lleva a la parte incómoda.

¿Por qué no se alinean mis etiquetas?

Nueve de cada diez veces, es el escalado. El controlador de tu impresora tiene activada la opción Ajustar a la página, que reduce el diseño unos pocos puntos porcentuales. En un documento normal es invisible y en una hoja de etiquetas es fatal, porque cada fila se desvía un poco más. Configura la impresión al 100 por ciento o en Tamaño real y el problema suele desaparecer.

La segunda causa es el tamaño del papel. Un diseño A4 enviado a una bandeja US Letter, o al revés, desplaza todo en vertical. Avery documenta ambas causas en sus artículos de ayuda sobre la impresión desalineada y la desalineación de plantillas.

Haz primero una impresión de prueba en papel normal y colócala contra una hoja de etiquetas, a contraluz. Son treinta segundos y te ahorran una hoja de etiquetas estropeada.

¿Y si cada etiqueta necesita una dirección distinta?

Entonces una herramienta de repetición no es la respuesta, tampoco la nuestra. PDFengine repite un diseño por toda la hoja. No hace combinación de correspondencia ni datos variables. No puedes poner una dirección diferente en cada etiqueta con ella, y ningún ajuste ingenioso lo va a cambiar.

Para datos variables, la vía honesta es la combinación de correspondencia de Word. Word se conecta a una hoja de Excel o a una base de datos de Access y rellena un valor distinto en cada etiqueta. Para los casos más difíciles, como postales a doble cara o dividir una combinación en documentos separados, el complemento que la gente usa de verdad es MergeTools, de Graham Mayor.

Este vacío es realmente doloroso para algunos usuarios de Publisher. En un hilo de preguntas y respuestas de junio de 2025, alguien escribió: "Con el fin de vida de Publisher, ya no es posible imprimir postales a doble cara que usen datos de combinación de correspondencia de Excel o Access. Imprimir etiquetas por separado es caro y una pérdida de tiempo." Otra persona preguntó cómo empezar a imprimir en la posición 6 de una hoja ya usada en parte, y ese hilo se cerró sin solución. Publisher era mejor que sus sustitutos en algunas de estas cosas. Fingir lo contrario no ayuda a nadie.

¿Qué no cambia después de octubre de 2026?

Tu impresora, tu papel, tus hojas Avery y tus PDF existentes. Nada del lado físico de la impresión depende de Publisher. Solo desaparecen el formato de archivo y la herramienta de edición.

Así que la migración se divide en dos tareas. Primero, archivar: guarda tus archivos .pub como PDF antes del 1 de octubre de 2026, en bloque si tienes muchos. Segundo, sustituir el flujo de trabajo: usa Word o PowerPoint para documentos con datos variables y una herramienta de hojas de impresión cuando necesites un diseño repetido por toda una página.

Si tu tarea recurrente son tarjetas, etiquetas o fotos de pasaporte, el centro de archivos listos para imprimir tiene los diseños de hoja. Es gratis para probar, no hay nada que instalar y, si resulta que necesitas un programa de diseño, habrás perdido cinco minutos.

Preguntas frecuentes

¿Se borrarán mis archivos de Publisher el 1 de octubre de 2026?

No. Los archivos siguen en tu disco. Los usuarios de Microsoft 365 pierden la posibilidad de abrirlos, porque Publisher ya no se puede instalar. Quienes tienen licencia perpetua conservan tanto los archivos como una aplicación que funciona. En cualquier caso, convertir a PDF antes de la fecha es un seguro barato.

¿Puede abrir un archivo .pub algo que no sea Publisher?

LibreOffice Draw puede, lo que contradice la afirmación habitual de que nada más lo hace. Espera resultados imperfectos con diseños complejos, fuentes y flujo de texto. Es una buena opción de rescate para archivos a los que no puedes acceder de otra forma, no un entorno de edición a largo plazo.

Tengo cientos de archivos .pub. ¿Tengo que convertirlos uno por uno?

No. Microsoft tiene un script de PowerShell para convertir en bloque de .pub a PDF, mencionado por un moderador en el hilo de Q&A enlazado más arriba. Pide a quien gestione tus sistemas que lo ejecute. Convertir a mano un archivo grande sí lleva cientos de horas.

¿Por qué Word me destroza el diseño cuando importo un archivo de Publisher?

Publisher trabaja con marcos y Word con flujo de texto, así que los cuadros de texto, los espaciados y los anclajes de imágenes rara vez sobreviven al paso. La vía que recomienda Microsoft es primero .pub a PDF y luego PDF a Word, que mantiene el resultado visual más cercano. Cuenta con corregir los espaciados a mano.

¿Puede PDFengine sustituir por completo a Publisher?

No. No tiene lienzo de diseño ni combinación de correspondencia. Toma un diseño terminado y lo coloca en una hoja lista para imprimir con líneas de corte. Para diseñar, usa Word, PowerPoint, Canva o Scribus. Para datos variables, usa la combinación de correspondencia de Word.

¿Necesito una suscripción a Microsoft 365 para seguir usando Word con esto?

Word viene incluido tanto con Microsoft 365 como con las licencias perpetuas de Office, así que no es estrictamente necesaria una suscripción. Los detalles y las opciones actuales están en la página de Microsoft 365.

Por Daan van Tongeren, fundador de PDFengine.