PDF/A explicado: qué es, por qué importa y cómo convertir tus archivos con PDFengine

Si trabajas con archivo, documentación jurídica, archivos de ingeniería, informes financieros o cualquier documento que deba seguir siendo legible durante años, seguramente te has topado con el PDF/A. Pero ¿qué es exactamente, por qué lo usan tantas organizaciones y cómo puedes convertir tus archivos rápidamente a formatos PDF/A totalmente conformes?

En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre el PDF/A y cómo PDFengine hace que convertirlo y usarlo sea más fácil que nunca.

I. ¿Qué es el PDF/A?

El PDF/A es una versión especial del estándar PDF diseñada específicamente para el archivo a largo plazo.
La «A» viene de Archive (archivo).

A diferencia de un PDF normal, un archivo PDF/A es totalmente autónomo. Esto significa que no puede depender de contenido externo ni de elementos dinámicos que podrían dejar de funcionar o desaparecer con el tiempo.

Para garantizar la accesibilidad a largo plazo, el PDF/A prohíbe ciertas funciones habituales en los PDF normales, como:

• Contenido de audio y vídeo

• Hipervínculos externos

• Cifrado que impida la lectura en el futuro

• Fuentes no incrustadas

• JavaScript o contenido dinámico

Al eliminar estos elementos inestables, el PDF/A garantiza que tu documento se pueda abrir, ver e interpretar exactamente igual, ya sea dentro de 5, 10 o incluso 50 años.

II. ¿Por qué usar PDF/A?

Ventajas de archivar en PDF/A

El PDF/A se usa ampliamente en todos los sectores porque ofrece:

• Conservación a largo plazo

  • Todas las fuentes, imágenes y elementos están incrustados en el archivo, lo que garantiza que se podrá leer en el futuro, aunque cambie el software.

• Cumplimiento legal y normativo

  • Muchas instituciones (tribunales, archivos, administraciones públicas, auditores, contables y bibliotecas) exigen o recomiendan encarecidamente el PDF/A para los envíos oficiales.

• Formato coherente y a prueba de futuro

  • Un PDF/A siempre se verá igual, sin importar qué sistema o dispositivo lo abra.

• Búsqueda de texto con OCR

  • El PDF/A puede incluir capas de OCR, de modo que los documentos escaneados se pueden buscar por completo.

• Mejor gestión documental

  • Las empresas que manejan miles de archivos suelen estandarizar el PDF/A para garantizar formatos de archivo coherentes.

• Almacenamiento fiable de metadatos

  • El PDF/A admite metadatos sólidos, algo esencial para los sistemas de gestión documental.

--> En resumen: si necesitas que tus documentos sigan siendo accesibles, legibles y conformes a la ley durante años, el PDF/A es la opción más segura.

III. ¿Qué tipos de PDF/A existen y qué ventajas tiene cada uno?

El PDF/A tiene varias versiones (1, 2, 3 y 4) y cada versión incluye distintos niveles de conformidad (b, u, a).
Cada versión sigue siendo compatible, pero cada nueva versión añade funciones adicionales.

Este es un resumen rápido:

PDF/A-1 (estándar básico de archivo)

• Basado en PDF 1.4

• La versión más estricta

• Sin transparencias

• Sin compresión JPEG2000

• Sin archivos adjuntos incrustados

Ideal para:
Archivo a largo plazo en el que la sencillez importa más que las funciones (por ejemplo, documentos escaneados o expedientes judiciales). El PDF/A-1 también tiene los requisitos ISO más bajos.

Niveles de conformidad:

• PDF/A-1b: conformidad básica que garantiza una representación fiel del PDF. Es el más utilizado.

• PDF/A-1a: versión accesible; todos los elementos se identifican mediante metadatos. Ideal para la accesibilidad (por ejemplo, para personas con discapacidad visual).

PDF/A-2 (más flexible y más moderno)

• Basado en PDF 1.7

• Admite transparencias y capas

• Permite la compresión JPEG2000

• Permite incrustar fuentes OpenType

• Permite firmas digitales

• Permite incrustar archivos PDF/A

Ideal para:
Casi todos los documentos modernos, los documentos complejos o los archivos que requieren firmas digitales.

Niveles de conformidad:

• PDF/A-2b: conformidad básica, representación visual fiel.

• PDF/A-2u: conformidad con Unicode; el texto se puede buscar y copiar.

• PDF/A-2a: conformidad total con la accesibilidad. Garantiza el orden de lectura correcto y funciona con lectores de pantalla.

PDF/A-3 (admite archivos incrustados)

• Basado en PDF 1.7

• Permite incrustar cualquier tipo de archivo (Excel, XML, CSV, CAD, imágenes, etc.) dentro del PDF/A

• Ideal para combinar datos legibles por personas y por máquinas

• Habitual en contabilidad (ZUGFeRD), facturación y flujos de trabajo con muchos datos

Ideal para:
Empresas que necesitan archivar archivos PDF junto con sus archivos de origen.

Ejemplos:

• Factura en PDF/A con XML incrustado

• PDF de ingeniería con archivos CAD incrustados

Niveles de conformidad:

• 3a, 3b, 3u (mismo significado que en PDF/A-2)

PDF/A-4 (el más reciente, estándar simplificado)

• Basado en el estándar más moderno, PDF 2.0

• Modelo de conformidad más sencillo

• Optimizado para los flujos de trabajo actuales

• Mejor gestión de las firmas digitales

Ideal para:
Organizaciones que quieren el estándar más moderno, con menos restricciones y más flexibilidad.

Niveles de conformidad

· 4: opción normal y estándar (recomendada).

· 4f: permite incrustar cualquier formato de archivo.

· 4e: ingeniería; admite anotaciones de tipo RichMedia y 3D. Compatible con flujos de trabajo geoespaciales, de construcción y de ingeniería

IV. Tabla resumen

V. ¿Qué versión me conviene más?

Recomendamos elegir el PDF/A-2b como opción fiable y de referencia. Es muy compatible y fácil de convertir y de usar.

A veces una organización exige la variante estricta y básica PDF/A-1, que sigue siendo muy compatible, aunque está pasando de moda.

El PDF/A-3 o el PDF/A-4f resultan útiles si quieres incrustar cualquier tipo de archivo en tu documento PDF/A. Ojo: el archivo adjunto en sí no está en PDF/A, así que quizá no sea accesible dentro de, por ejemplo, 50 años.

El PDF/A-4 puede ser muy útil; te recomendamos elegirlo solo si necesitas alguna de sus funciones.

VI. Cómo convertir a PDF/A con PDFengine

PDFengine hace que la conversión a PDF/A sea muy sencilla, incluso para grandes lotes de documentos.
PDFengine admite muchos tipos de PDF/A, así que puedes estar seguro de elegir el ideal para tu organización.

Paso a paso: convertir a PDF/A en PDFengine

1. Comprueba que los archivos que quieres archivar están en formato PDF. ¿Todavía no lo están? Convierte cualquiera de tus tipos de archivo a PDF aquí.

2. En PDFengine (pdfen.com), haz clic en «Optimizar» en el menú superior y elige «Convertir a PDF/A».

3. Sube tu(s) documento(s) PDF o ZIP.

4. Selecciona la versión de PDF/A que quieras (PDF/A-1, A-2, A-3, etc.).

5. Si lo deseas, inserta una portada.

6. Haz clic en «Convertir».

7. Descarga tu archivo PDF/A totalmente conforme.

Ventajas adicionales de PDFengine:

• Conversión por lotes: convierte hasta 100 archivos a la vez.

• Conversión de correo electrónico a PDF/A: convierte archivos .msg y .eml, algo que muchos competidores no pueden hacer.

• Conforme con el RGPD, ISO 27001, centros de datos neerlandeses seguros

• Comprueba si tu documento está en PDF/A y en qué versión con nuestro validador de PDF/A.

--> PDFengine está pensado para empresas que necesitan flujos de trabajo PDF/A fiables, escalables y seguros.

VII. Reflexiones finales

El PDF/A es esencial para la conservación digital a largo plazo. Seas profesional del derecho, administración pública, ingeniero, contable o archivero, elegir el formato PDF/A adecuado garantiza que tus archivos sigan siendo accesibles y conformes durante décadas.

Con su avanzada compatibilidad con PDF/A, su sólida seguridad y sus capacidades de conversión de múltiples formatos, PDFengine es una de las soluciones de PDF/A más completas que existen.