Qué es el OCR y por qué deberías usarlo

¿Alguna vez has escaneado un documento y te has dado cuenta de que no podías seleccionar, buscar ni copiar el texto? A menudo el problema es que el archivo parece texto, pero se muestra como una imagen: no se puede copiar, ni buscar, ni editar, y el diseño no es fiable. Ahí entra el OCR. Esta tecnología, que tiene décadas pero sigue siendo muy útil, permite que tu texto se pueda seleccionar, buscar y copiar.

I. ¿Qué es el OCR?

OCR son las siglas de Optical Character Recognition (reconocimiento óptico de caracteres). Es una tecnología que convierte el texto de documentos escaneados o imágenes en texto legible por máquina. Donde más se nota es en el software de escaneo, como las aplicaciones de traducción, en las que un ordenador también puede reconocer el texto de una hoja de papel.

Pero el OCR va mucho más allá, porque permite que cualquier ordenador vea y entienda el texto de una imagen o de un PDF escaneado. Te permite hacer algo útil con ese texto. Escanea un contrato, una factura o un formulario impresos y el OCR convertirá esa imagen escaneada en un PDF que funciona a la perfección.

II. Usos del OCR

El OCR se puede usar en tres casos principales:

1. De imagen a PDF

2. OCR de PDF

3. De PDF a Word

De imagen a PDF

Cuando conviertes una imagen a PDF, el software de OCR se ejecuta siempre de forma automática. El OCR intenta reconocer si hay texto en tu imagen y lo convierte en un documento PDF, de modo que el texto se pueda seleccionar.

OCR de PDF

Si un PDF contiene texto, pero no puedes editarlo, buscarlo ni copiarlo, puedes optimizar tu PDF con OCR. En ese caso, el PDF se procesa y el software de OCR intenta reconocer el texto del documento. También puedes hacerlo cuando la conversión de imagen a PDF no haya convertido todo el texto correctamente.

De PDF a Word

Si quieres convertir tu PDF a un documento de Word, es muy recomendable usar OCR. El OCR se encarga de distinguir entre imágenes y texto, de modo que se conserva el diseño de tu documento, las imágenes se representan correctamente y las fuentes del texto se muestran bien y se pueden seguir editando. Sobre todo en documentos de Word con imágenes y texto, o con un diseño complicado, la tecnología OCR es imprescindible.

III. ¿Cuándo puedes usar OCR?

El OCR va más allá de las simples conversiones de documentos, ya que puede facilitar muchos procesos digitales y administrativos. Considera usar una de las 3 opciones de OCR para:

• Documentos escaneados; digitalizar documentos en papel, como contratos, recibos o cartas, escaneándolos como PDF.

• Fotos de texto; sube fotos de un documento o de una diapositiva de presentación y usa OCR.

• Archivo de documentos; ¿quieres mejorar tu archivo? Usa OCR para poder buscar por texto en él.

• Flujos de trabajo empresariales; aplica la tecnología OCR para procesar automáticamente facturas impresas o formularios de solicitud.

--> Siempre que tu documento parezca texto pero se comporte como una imagen, el OCR es la solución. El OCR hará que tu documento sea buscable, editable y legible.

IV. Ventajas de usar OCR

Además de poder editar, copiar y buscar en tus archivos, el OCR ofrece otras ventajas, tanto para uso personal como profesional:

1. Mejora la organización de los documentos

Un texto buscable significa que puedes clasificar y encontrar fácilmente los documentos de tu archivo según su contenido, y no solo por el nombre del archivo.

2. Ahorra tiempo y reduce errores

En lugar de transcribir a mano el texto impreso, el OCR automatiza el proceso. El OCR es más rápido, más preciso y deja menos margen de error.

3. Mejor accesibilidad

El OCR también ayuda a que los documentos sean accesibles para lectores de pantalla, de modo que los usuarios con discapacidad visual puedan acceder al texto de los archivos escaneados.

V. Cómo usar OCR (y dónde hacerlo)

En PDFengine puedes usar OCR de las 3 formas mencionadas (optimización de PDF, de PDF a Word y de imagen a PDF). Así funciona:

Optimizar PDF

1. Ve a optimizar PDF

2. Ve a OCR

3. Sube tu documento

4. Pulsa «Convertir» y descarga tu documento

De Word a PDF

1. Ve a convertir Word a PDF

2. Sube tu archivo

3. Pulsa «OCR» a la derecha

4. Pulsa «Convertir» y descarga tu documento

De imagen a PDF

1. Ve a Imagen a PDF

2. Sube tu archivo y conviértelo

3. El OCR se aplica automáticamente.