Was ist OCR und warum solltest du es nutzen?

Hast du schon einmal ein Dokument gescannt oder genutzt und festgestellt, dass du den Text nicht markieren, durchsuchen oder kopieren kannst? Oft liegt es daran, dass die Datei wie Text aussieht, aber wie ein Bild dargestellt wird; das heißt: kein Kopieren, kein Suchen, kein Bearbeiten und kein verlässliches Layout. Genau hier kommt OCR ins Spiel. Diese jahrzehntealte, aber noch immer sehr nützliche Technologie kann deinen Text markierbar, durchsuchbar und kopierbar machen.

I. Was ist OCR?

OCR steht für Optical Character Recognition, auf Deutsch optische Zeichenerkennung. Die Technologie wandelt Text aus gescannten Dokumenten oder Bildern in maschinenlesbaren Text um. Am sichtbarsten wird sie in Scan-Software, etwa in Übersetzer-Apps, in denen auch Text auf einem Blatt Papier von einem Computer erkannt werden kann.

OCR kann aber viel mehr, denn damit kann jeder Computer den Text in einem Bild oder gescannten PDF sehen und verstehen. So kannst du mit dem Text tatsächlich etwas anfangen. Scanne einen gedruckten Vertrag, eine Rechnung oder ein Formular, und OCR macht aus dem gescannten Bild ein perfekt funktionierendes PDF.

 II. OCR verwenden

OCR lässt sich in drei Hauptfällen einsetzen:

1.       Bild in PDF

2.       PDF-OCR

3.       PDF in Word

Bild in PDF

Wenn du ein Bild in PDF konvertierst, läuft die OCR-Software immer automatisch. OCR versucht zu erkennen, ob dein Bild Text enthält, und wandelt ihn in ein PDF-Dokument um, sodass er markierbar wird.

PDF-OCR

Wenn ein PDF Text enthält, du ihn aber nicht bearbeiten, durchsuchen oder kopieren kannst, kannst du dein PDF mit OCR optimieren. Dabei wird das PDF verarbeitet, und die OCR-Software versucht, den Text im Dokument zu erkennen. Das lässt sich auch nachholen, wenn bei der Konvertierung von Bild in PDF nicht der gesamte Text korrekt umgewandelt wurde.

PDF in Word

Wenn du dein PDF in ein Word-Dokument konvertieren möchtest, solltest du unbedingt OCR verwenden. OCR unterscheidet zwischen Bildern und Text, sodass das Layout deines Dokuments erhalten bleibt, Bilder korrekt dargestellt werden und Schriften richtig angezeigt werden und weiterhin bearbeitbar sind. Besonders bei Word-Dokumenten mit Bildern und Text oder mit einem komplizierten Layout ist OCR-Technologie ein Muss.

III. Wann kannst du OCR einsetzen?

OCR kann mehr als einfache Dokumentkonvertierungen, denn es erleichtert viele digitale und bürokratische Abläufe. Erwäge eine der 3 OCR-Optionen für:

• Gescannte Dokumente; Papierdokumente wie Verträge, Belege oder Briefe digitalisieren, indem du sie als PDF scannst.

• Fotos von Text; lade Fotos eines Dokuments oder einer Präsentationsfolie hoch und nutze dafür OCR.

• Dokumente archivieren; Du willst dein Archiv verbessern? Mit OCR wird es nach Text durchsuchbar.

• Geschäftsprozesse;  Nutze OCR-Technologie, um gedruckte Rechnungen oder Antragsformulare automatisch zu verarbeiten.

--> Immer wenn dein Dokument wie Text aussieht, sich aber wie ein Bild verhält, ist OCR die Lösung. OCR macht dein Dokument durchsuchbar, bearbeitbar und lesbar.

IV. Die Vorteile von OCR

Neben dem Bearbeiten, Kopieren und Durchsuchen deiner Dateien bietet OCR weitere Vorteile, privat wie beruflich:

1. Bessere Ordnung der Dokumente

Durchsuchbarer Text bedeutet, dass du Dokumente in deinem Archiv leicht nach Inhalt einordnen und finden kannst, nicht nur nach Dateinamen.

 2. Spart Zeit und verringert Fehler

Statt gedruckten Text von Hand abzutippen, automatisiert OCR den Vorgang. OCR ist schneller, genauer und lässt weniger Raum für Fehler.

 3. Bessere Barrierefreiheit

OCR macht Dokumente außerdem für Screenreader zugänglich, sodass sehbehinderte Nutzer den Text gescannter Dateien lesen können.

V. So nutzt du OCR (und wo)

Bei PDFengine kannst du OCR auf die 3 genannten Arten nutzen (PDF-Optimierung, PDF in Word und Bild in PDF). So funktioniert es:

PDF optimieren

1.       Zu „PDF optimieren“

2.       Wähle OCR

3.       Lade dein Dokument hoch

4.       Klicke auf „Konvertieren“ und lade dein Dokument herunter

Word in PDF

1.       Zu „Word in PDF konvertieren“

2.       Lade deine Datei hoch

3.       Klicke rechts auf „OCR“

4.       Klicke auf „Konvertieren“  und lade dein Dokument herunter

Bild in PDF

1. Gehe zu Bild in PDF

2. Lade deine Datei hoch und konvertiere sie

3. OCR wird automatisch angewendet.